سامانهٔ مودیان برای طلافروشی: راهنمای عملی
مودیان برای همهٔ اصناف یکی نیست. در طلافروشی، کد کالا، تفکیک اجرت از فلز و مشمولیت مالیات سه جایی است که فاکتور ساده را رد می‌کند. این راهنما همان سه نقطه است.
سامانهٔ مودیان برای همهٔ اصناف یک شکل نیست. یک سوپرمارکت فاکتورش یک ردیف کالا دارد با تعداد و قیمت. یک طلافروشی فاکتورش یک قطعه دارد با وزن، عیار، اجرت، سنگ و مظنه — و همین تفاوت، بیشتر خطاهای ارسال را می‌سازد.
این نوشته راهنمای فنی سامانه نیست؛ راهنمای این است که در مغازه چه چیزی باید آماده باشد تا ارسال درست انجام شود.
مودیان دقیقاً چه می‌خواهد؟
صورتحساب الکترونیکی، همان فاکتور کاغذی است با سه تفاوت: ساختار مشخص، شناسهٔ یکتا، و ارسال به سامانه. برای طلا، سه جزء ساختار اهمیت بیشتری دارند:
- کد کالا — هر قلم باید کد مشخص خودش را داشته باشد، نه یک کد عمومی برای «طلا».
- تفکیک ارزش — ارزش فلز، اجرت و سنگ باید جدا قابل استخراج باشند.
- وضعیت مشمولیت — بخشی از ارزش مشمول مالیات بر ارزش افزوده است و بخشی نیست.
اگر فاکتور شما این سه را در یک عدد جمع می‌کند، ارسال یا رد می‌شود یا با اختلاف ثبت می‌شود.
کد کالا: مهم‌ترین تصمیم اولیه
کد کالا یک کار یک‌باره است که اگر درست انجام شود، سال‌ها راحت می‌شوید. قاعدهٔ عملی: کد را به گروه کالا بدهید، نه به هر قطعه. اگر برای هر انگشتر یک کد بسازید، در چند ماه هزار کد خواهید داشت که هیچ‌کدام را به یاد نمی‌آورید.
گروه‌بندی معقول معمولاً این شکل است:
- طلای ۱۸ عیار (و اگر دارید، ۲۱ و ۲۴ جدا)
- نقره
- سکه و مسکوکات
- آبشده
- مصنوعات با سنگ (جدا از بدون سنگ، چون ارزش سنگ متفاوت است)
- ارز
تفکیک اجرت: جایی که فاکتور ساده شکست می‌خورد
در فاکتور طلا، مبلغ نهایی سه بخش دارد: فلز، اجرت و سنگ. مودیان به این تفکیک نیاز دارد و مشتری هم به آن نیاز دارد — ولی به دو دلیل متفاوت.
اگر نرم‌افزار شما فقط مبلغ کل را می‌شناسد، مجبور می‌شوید تفکیک را دستی وارد کنید. دستی وارد کردن یعنی هر فاکتور یک فرصت خطا، و در پایان فصل، اختلافی که باید ساعت‌ها دنبالش بگردید.
خروجی فصلی و TTMS
علاوه بر ارسال لحظه‌ای، یک خروجی فصلی هم لازم می‌شود. این خروجی از همان داده‌ای ساخته می‌شود که فاکتورها را از آن ساخته‌اید؛ اگر داده یک‌جا باشد، خروجی یک کلیک است. اگر فاکتورها در یک فایل و حساب در فایل دیگر باشد، خروجی یعنی تطبیق دستی دو منبع — و تطبیق دستی، همیشه با اختلاف تمام می‌شود.
پنج چیزی که باید آماده باشد
قبل از اولین ارسال، این فهرست را کامل کنید:
- کدهای کالا برای همهٔ گروه‌هایی که می‌فروشید.
- شناسهٔ اقتصادی و اطلاعات ثبت‌شده در پروندهٔ مالیاتی، مطابق واقعیت مغازه.
- تفکیک اجرت و سنگ در فرم فاکتور، نه در ستون توضیحات.
- نرخ مالیات جاری و مشمولیت هر گروه کالا، یک بار برای همیشه تنظیم شود.
- یک فاکتور آزمایشی که کامل ارسال شود، قبل از اینکه مشتری واقعی پشت صندوق باشد.
چهار خطای رایج
- کد کالای عمومی برای همه چیز. ارسال قبول می‌شود ولی گزارش‌ها بی‌معنی می‌شوند و در بررسی، اولین سؤال همین است.
- اجرت در ستون توضیحات. از نظر سامانه، توضیحات متن آزاد است، نه عدد. چیزی که عدد نباشد، جمع نمی‌شود.
- مرجوعی با کد کالای متفاوت. مرجوعی باید با همان کد کالای فاکتور اصلی ثبت شود، وگرنه در تطبیق، دو ردیف ناهمخوان می‌سازد.
- ارسال با تأخیر و بدون ثبت. فاکتور باید در همان زمان صدور ثبت شود؛ ارسال دسته‌ای آخر ماه، هم ریسک دارد هم کار را چند برابر می‌کند.
آیا این‌ها را باید دستی انجام داد؟
نه، به شرطی که نرم‌افزار حسابداری‌تان از ابتدا برای طلا نوشته شده باشد. تفاوت در این است که فرم فاکتور، وزن و عیار و اجرت و سنگ را به‌عنوان فیلد بشناسد، نه به‌عنوان متن.
نامیا زر صورتحساب را با کد کالا و تفکیک اجرت صادر می‌کند و فهرست فروش را برای ارسال آماده نگه می‌دارد؛ خروجی فصلی TTMS هم از همان داده گرفته می‌شود. اگر هنوز روی حساب دستی هستید، از فاکتور طلا شروع کنید.
